Uma nova pesquisa da Booking.com for Business revela que muitos viajantes de negócios e tomadores de decisão permanecem pouco claros sobre as políticas de viagens das suas empresas, criando desafios que podem afetar a eficiência e o moral. O estudo, que entrevistou mais de 600 viajantes de negócios e tomadores de decisão dos EUA, examina o conhecimento das diretrizes de viagem, a dificuldade de relatar despesas e as ferramentas usadas para gerenciar viagens de maneira eficaz.
Embora 76% dos viajantes de negócios afirmem conhecer as políticas de viagens da sua empresa, a pesquisa encontrou grandes lacunas na sua compreensão. Por exemplo, apenas 32% dos viajantes estão cientes de que as suas apólices incluem cuidados médicos e seguros de viagem, em comparação com 45% dos decisores. Desentendimentos semelhantes foram observados em relação à classe de viagem, às acomodações preferidas e ao uso de pontos de fidelidade.
Esta falta de clareza pode levar a erros, como ultrapassar o orçamento ou perder despesas cobertas. Tais erros podem causar frustração aos funcionários e trabalho adicional aos departamentos financeiros, reduzindo potencialmente o moral e a produtividade.
As conclusões da Booking.com mostram que as pequenas empresas enfrentam desafios diferentes em comparação com as organizações maiores. Apenas 57% dos funcionários de pequenas empresas relataram ter uma política formal de férias, em comparação com 89% nas grandes empresas. As pequenas empresas também são menos propensas a utilizar plataformas de gestão especializadas, com 68% a confiar em sites de reservas tradicionais. Isto pode levar a custos mais elevados e a menos regulamentação dos sistemas de transporte.
As diferenças geracionais perpetuam o problema. Os viajantes mais jovens (18-35) são mais propensos a utilizar plataformas modernas e específicas para negócios (79%) do que os seus homólogos mais velhos (44% com idades entre 56-65), que tendem a confiar em métodos de reserva tradicionais.
Os relatórios de custos continuam a representar desafios tanto para os viajantes de negócios como para os tomadores de decisão. Quase metade de todos os entrevistados tem dificuldade em rastrear recibos e 41% consideram o processo de relatório muito demorado. Outros problemas comuns incluem o não cumprimento dos prazos de apresentação de relatórios (20%) e a rejeição de relatórios (16%).
Para os tomadores de decisão, o principal problema (47%) é que os funcionários não fornecem recibos de despesas, seguido pela veracidade das despesas informadas (43%). Esses erros podem levar a atrasos na recuperação e riscos de conformidade.
Muitas organizações usam sistemas de gerenciamento de custos para melhorar o rastreamento e a conformidade de custos. Mais de um terço das empresas pesquisadas utilizam ferramentas dedicadas para automatizar o processo de geração de relatórios, reduzir erros e economizar tempo. No entanto, 16% ainda dependem de métodos manuais, como planilhas, que são ineficientes e propensos a erros, principalmente à medida que o custo aumenta.
Relatórios precisos de despesas são importantes para evitar perdas financeiras, manter a integridade do orçamento e evitar problemas jurídicos. Despesas informadas incorretamente podem levar a auditorias, multas e danos à confiança dos funcionários.
Principais recursos de políticas de viagens eficazes
A pesquisa enfatiza a importância de políticas de mobilidade bem planejadas para agilizar o processo tanto para as organizações quanto para os funcionários. Booking.com for Business sugere vários passos para melhorar a eficácia da política de viagens:
- Defina direções claras: especifique custos autorizados, fornecedores e limites de custos.
- Facilite a autorização: use fluxos de trabalho digitais para acelerar e rastrear processos de aprovação.
- Ativar relatórios em tempo real: Use ferramentas que incluem reservas e rastreamento de despesas.
- Fornecer treinamento: Educar os funcionários sobre políticas e procedimentos de denúncia por meio de recursos acessíveis.
Booking.com for Business oferece soluções integradas de gestão de viagens para enfrentar esses desafios. Sua plataforma oferece ferramentas para reserva de voos e hotéis, gerenciamento de despesas e garantia de cumprimento de políticas. Os decisores utilizam frequentemente múltiplas plataformas, com uma média de 2,3 plataformas específicas da empresa e 3,2 plataformas comuns, realçando a necessidade de soluções abrangentes e integradas.
Remover
Como as viagens de negócios continuam a ser uma parte importante na construção de relacionamentos e na promoção do crescimento, as empresas devem colmatar as lacunas de sensibilização política e melhorar as suas ferramentas de gestão. Diretrizes claras, treinamento eficaz e a tecnologia certa podem tornar as viagens de negócios tranquilas, eficientes e satisfatórias tanto para os funcionários quanto para os tomadores de decisão.
Foto: Booking.com
