Smartsheet, uma plataforma de gerenciamento de projetos de classe empresarial, lançou seu relatório Prioridades de gerenciamento de projetos (PPM) de 2025, revelando o impacto generalizado da interrupção do local de trabalho nos profissionais de PPM. As conclusões revelam desafios importantes, incluindo fadiga entre as equipas de projeto, lacunas de comunicação e acesso limitado a dados críticos, que prejudicam os resultados empresariais.
O relatório revela que 92% dos profissionais de PPM lutam para se adaptar às interrupções, sejam elas causadas por mudanças organizacionais, falhas tecnológicas ou fatores macroeconómicos. Quase todos os entrevistados (97%) relataram ter enfrentado esses desafios, com quase metade citando danos aos lucros e mais de 35% notando efeitos negativos na satisfação do cliente.
“Quando ocorrem interrupções, as empresas muitas vezes esperam que suas equipes de projeto se adaptem e continuem na mesma velocidade e nível de sucesso. Como resultado, as equipes ficam cansadas”, disse Miya McClain, vice-presidente de gerenciamento de produtos da Smartsheet. “Mas a mudança também oferece uma oportunidade para as organizações inovarem e serem mais rápidas.”
Embora a adaptação à disrupção seja importante, o relatório encontrou uma grande lacuna na preparação organizacional:
- Quase um quarto (23%) das organizações não possui processos padrão para lidar com mudanças.
- Existe uma desconexão entre a gestão e os colaboradores individuais; 87% dos gestores acreditam que as suas equipas têm uma abordagem estruturada para gerir a disrupção, em comparação com 67% dos colaboradores individuais.
- Dois terços (66%) dos entrevistados relataram visibilidade insuficiente dos dados críticos necessários para navegar com sucesso durante desafios inesperados.
O relatório identifica dois elementos-chave de uma gestão eficaz da mudança: processos estabelecidos e flexibilidade para lidar com desenvolvimentos inesperados.
Desempenho inadequado dos limites do equipamento
De acordo com a pesquisa, a maioria dos profissionais de PPM (87%) acredita que suas equipes podem ter um desempenho melhor com ferramentas projetadas para antecipar e se adaptar às disrupções. No entanto, mais de metade (58%) afirmou que as suas ferramentas actuais são inadequadas, destacando a necessidade de desenvolvimento tecnológico.
As habilidades consideradas importantes em distúrbios de navegação incluem:
- Análise e visualização de dados (53%)
- Ferramentas de colaboração em equipe (53%)
- Fluxo de trabalho e automação de projetos (51%)
- Soluções alimentadas por IA (50%)
Quase todos os entrevistados (99%) indicaram que as suas organizações beneficiariam de uma melhor tecnologia para apoiar a flexibilidade e a inovação.
Técnicas de gerenciamento de interrupções
O relatório descreve várias estratégias para as organizações equiparem melhor as suas equipas para lidar com as mudanças no local de trabalho:
- Use procedimentos padronizados: Desenvolver diretrizes e salvaguardas padrão para gerenciar a incerteza de forma eficaz.
- Adote ferramentas flexíveis: Implementar soluções inovadoras que equilibrem padronização e espaço para experimentação e inovação.
- Aumente a visibilidade dos dados: Garantir visibilidade em toda a organização para capacitar os líderes a tomar decisões baseadas em dados.
O relatório sublinha a urgência de as organizações abordarem o esgotamento e as ineficiências nas equipas de projeto através de abordagens sistemáticas e investimento em tecnologia moderna.
“Em meio à contínua interrupção do local de trabalho, os líderes têm uma escolha: manter a forma atual de trabalhar e lidar com o esgotamento da equipe ou adotar novos métodos e aproveitar ferramentas e tecnologias para aumentar a colaboração e a comunicação, democratizar o acesso aos dados e agilizar os fluxos de trabalho”, disse McClain.
As descobertas do Smartsheet deixam claro que, à medida que a interrupção no local de trabalho continua, as organizações devem priorizar a flexibilidade, a inovação e a tomada de decisões baseadas em dados para se manterem competitivas e reduzirem o desgaste da equipe.
Imagem: Smartsheet
