Se você é proprietário de uma empresa, provavelmente conhece as muitas obrigações de conformidade impostas pelas leis estaduais e federais. Uma das coisas mais importantes é a exigência de manter atas de reuniões.
Na maioria dos estados, as empresas estruturadas como Corporações C ou S são obrigadas a realizar assembleias anuais de acionistas, bem como reuniões de seus conselhos de administração. Em alguns casos, as sociedades de responsabilidade limitada (LLCs) devem fazê-lo.
A realização dessas reuniões é essencial para manter a conformidade da empresa. Mas não basta apenas realizar uma reunião – a reunião também deve ser devidamente documentada.
A ata da reunião é um registro oficial do que aconteceu durante a reunião. Eles documentam as ações realizadas e as discussões realizadas sobre temas internos, como mudanças na gestão, projetos financeiros, estratégias de negócios e questões de pessoal, entre outros. Embora alguns possam acreditar erroneamente que as atas são um trabalho administrativo básico, elas são um requisito essencial para o cumprimento e devem ser levadas a sério.
Com todas as outras tarefas envolvidas na gestão de uma empresa, as atas das reuniões são facilmente empurradas para baixo na lista de prioridades. Recebo muitas perguntas de clientes sobre suas responsabilidades em relação às atas de reuniões – como são elaboradas, quando são elaboradas e o que fazer com elas. A seguir estão algumas das minhas perguntas mais frequentes.
Preciso fazer atas da reunião?
Se sua empresa for C Corp ou S Corp, você deverá realizar reuniões anuais dos acionistas e do conselho de administração. A maioria das empresas realiza a sua assembleia geral anual logo após o final do exercício financeiro da empresa. Deverão ser lavradas atas dessas reuniões.
Geralmente, as LLCs não são obrigadas a realizar reuniões anuais para os membros. No entanto, se o Acordo Operacional da LLC exigir reuniões, as atas deverão ser registradas. No entanto, é altamente recomendável realizar reuniões e registrar atas, pois servem como documentos legais importantes e podem proteger os proprietários caso surjam problemas.
O que devo incluir nas atas da minha reunião?
Para C Corps ou S Corps, a ata da assembleia geral (realizada anualmente) e a ata da reunião do conselho de administração (realizada trimestralmente) geralmente incluem o seguinte:
- Data, hora e local da reunião
- Quem esteve presente e quem não esteve na reunião
- Quem registrou os minutos
- Itens da agenda da reunião com uma breve descrição de cada
- Detalhes sobre o que foi discutido na reunião
- Os resultados de quaisquer ações de votação realizadas
- A hora em que a reunião foi encerrada
Embora as LLCs nem sempre sejam obrigadas a realizar reuniões anuais e redigir atas, isso é considerado uma prática recomendada porque garante que o proprietário da empresa trate a LLC como uma entidade legal separada. As atas das reuniões da LLC devem incluir as mesmas informações das atas da corporação.
O que eu faço com as atas da reunião que faço?
As atas das reuniões devem ser mantidas junto com outros documentos importantes relacionados ao seu negócio, como contrato social, estatuto social e resoluções. Recomenda-se mantê-los por pelo menos sete anos. Eles não precisam ser arquivados junto ao governo, mas devem fazer parte do registro permanente do negócio.
O que acontece se eu não conseguir registrar os minutos?
O não cumprimento dos regulamentos pode comprometer a posição da empresa como exclusiva de seus proprietários. Em outras palavras, pode levar à tubulação de véu corporativo. Isso pode responsabilizar pessoalmente o proprietário pelas ações tomadas pela empresa. Se a empresa for tratada como uma sociedade de pessoas ou como pessoa física, e não como uma corporação, poderá enfrentar uma alíquota de imposto menos favorável. Também pode levar à perda de situação regular e penalidades financeiras em alguns estados.
Quer seja uma empresa ou uma LLC, manter atas de reuniões precisas é mais do que apenas legal – é uma prática recomendada para manter a conformidade e se proteger. Compreender suas obrigações legais e jurídicas em relação às atas de reuniões é o primeiro passo para construir uma cultura de responsabilidade.
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