Se você administra um único pub, restaurante ou café, é compreensível que pense que um sistema moderno de hospitalidade EPOS seria o melhor para o seu negócio. O marketing de outros fornecedores de EPOS pode criar essa impressão, já que todos gostam de falar sobre o grande reconhecimento do cliente, capacidades multi-site e recursos de negócios. Muitos são avaliados tendo em mente essas grandes empresas, tudo sem excluir o pequeno empresário como cliente potencial.
No entanto, um bom sistema EPOS de hotelaria pode ter tantas características positivas para uma pequena empresa como para um grande grupo multi-site, e os custos podem ser facilmente perdoados, ao mesmo tempo que poupam e aumentam as receitas que podem trazer, para não mencionar o stress que podem aliviar para o pequeno empresário.
Neste artigo, examinamos alguns dos principais recursos a serem procurados em um EPOS de hospitalidade para pequenas empresas.
Velocidade de serviço e facilidade de uso
Um sistema EPOS projetado especificamente para hotelaria será construído com rapidez de serviço e facilidade de uso desde o início.
Desde receber pedidos e pagar no bar ou balcão, até adicionar pedidos às mesas, dividir contas ou registrar gorjetas, cada processo deve ser pensado pensando no operador. Isso significa etapas claras e simples para concluir a tarefa no menor tempo possível.
Com a grande força de trabalho do setor hoteleiro, um EPOS especialmente desenvolvido também deve ser intuitivo e fácil de usar, para que os novos funcionários possam se familiarizar com o sistema desde o início do primeiro turno.
Os benefícios de tudo isso são atendimento mais rápido, tempos de espera reduzidos e mais clientes atendidos. Esses benefícios por si só podem justificar o preço da maioria dos sistemas.
Relatórios relacionados à indústria
O benefício de qualquer sistema EPOS é o acesso a relatórios de estoque, para que você possa ver não apenas o valor total de suas vendas, mas também o que vendeu bem e o que não vendeu.
Um EPOS focado no setor fornecerá isso, mas dará um passo além para fornecer relatórios valiosos para você como profissional de hospitalidade.
Por exemplo, num setor onde as vendas flutuam significativamente durante a semana, é importante ter relatórios de comparação de vendas que ajustem o período do ano anterior para corresponder aos mesmos dias da semana do período atual. Isso lhe dá preferência por comparações semelhantes. Em comparação com o mesmo dia do ano passado será comparado com sábado e sexta-feira, o que pode apresentar maior utilização.
Os salários trabalhistas são um dos maiores custos de uma empresa de hospitalidade, portanto, os relatórios de custos trabalhistas e a forma como eles se comparam às vendas são vitais para garantir que você administre um negócio lucrativo. Ter uma visão em tempo real da porcentagem do seu salário diretamente no EPoS também permite que você tome decisões de última hora sobre pessoal, se necessário.
Existem muitos outros relatórios que são importantes para nós no setor hoteleiro, como estoque e desperdício, variações de caixa, gorjetas e taxas de serviço, descontos e promoções e tempos de serviço de alimentos e bebidas.
Tudo isso é tão importante para uma pequena empresa quanto para um grande site com vários sites.
Conhecendo suas margens
Ter uma boa margem nas vendas de alimentos e bebidas é essencial para obter lucro. Um bom EPOS de hospitalidade deve mostrar o lucro bruto (GP) que você obtém em cada item ao definir seus preços e custos de venda. Para itens de cozinha, o custo pode ser calculado automaticamente a partir dos ingredientes.
Os relatórios de vendas mostrarão o que você deveria ter feito em um determinado momento com base em seus preços e custos de vendas.
Por fim, o estoque ativo no sistema será mostrado ao médico que faz após o desperdício ou extravio do estoque. Tudo isso está disponível sem a necessidade de contratar um corretor da bolsa externo – uma despesa que pode ser difícil para uma pequena empresa.
Economize tempo solicitando estoque
Outro benefício de ter um bom processo de estoque é que seu sistema pode usar seus níveis de estoque atuais e histórico de vendas recentes (ou níveis PAR especificados) para gerar automaticamente pedidos para enviar aos seus fornecedores. Isso não só economiza tempo, mas também reduz a chance de erros.
Sinceridade
Os esquemas de fidelização não se destinam apenas às grandes empresas, mas a complexidade da sua criação pode ser um verdadeiro desafio para as pequenas empresas. Isto é uma pena, pois priva-os dos benefícios – impulsionando novos negócios e construindo relacionamentos sólidos com seus clientes.
Um programa de fidelidade eficaz precisa facilitar o registro dos clientes e a leitura de seus passes de fidelidade para obter pontos ou benefícios. Também precisa ser fácil para o operador usar dados sobre histórico de visitas, gastos e compras para enviar comunicações de marketing relevantes e direcionadas para incentivar os membros a retornar ao site.
A complexidade de configurar o EPOS, o programa de fidelização e as ferramentas de marketing para trabalharem em conjunto de forma eficaz para alcançar este objetivo fez com que os programas de fidelização fossem geridos em grande parte por grandes empresas.
No entanto, os sistemas EPOS de hospitalidade estão agora disponíveis com programas de fidelidade integrados. Isso significa que os membros podem se cadastrar em seu site e receber um passe de fidelidade digital que pode digitalizar diretamente na caixa para ganhar pontos ou receber promoções. Significa também que todos os dados sobre o seu histórico de visitas e compras estão num único sistema, facilitando a filtragem e o envio de comunicações de marketing relevantes.
Sistema de reservas integrado
Muitas pequenas empresas agora usam um sistema de reservas para rastrear reservas e oferecer aos clientes a capacidade de fazer reservas on-line. No entanto, a gestão de reservas pode ser demorada para uma pequena empresa, onde um operador proprietário pode acabar por tentar gerir novas reservas e responder a pedidos enquanto trabalha no trabalho.
Isso pode ser muito mais fácil com um bom EPOS de hospitalidade com um sistema de reservas integrado. Com as reservas indo diretamente para o EPOS, não há necessidade de fazer login em um sistema separado para visualizar sua reserva ou abrir um laptop no bar. Em vez disso, as reservas podem ser visualizadas diretamente no EPOS, com horários de chegada e saída incluídos no seu plano de mesa.
As notificações podem ser acionadas no EPOS para novas reservas, solicitações ou cancelamentos, facilitando para o operador proprietário manter-se atualizado sobre as reservas enquanto trabalha em casa.
Integração contábil
Embora os recursos integrados muitas vezes possam beneficiar mais uma pequena empresa do que tentar integrar vários sistemas, uma área onde a integração pode beneficiar mais é a contabilidade. A maioria dos melhores programas de hospedagem EPOS tem integrações com pacotes de contabilidade para pequenas empresas, como Xero e Quickbooks.
Vendas e pagamentos, e quaisquer despesas de caixa podem ser lançadas em suas contas todos os dias, sem trabalho manual de sua parte ou de seu contador. Com algumas ferramentas amplamente disponíveis para a criação automática de faturas e recibos, grande parte da sua contabilidade pode ser automatizada.
Resumo
Cada pequena empresa é diferente e nem todos os recursos acima são adequados para todas as empresas, mas as pequenas empresas podem obter pelo menos tanto de um bom sistema EPOS quanto suas contrapartes maiores. Outros recursos podem proporcionar benefícios adicionais para uma pequena empresa, onde o tempo é precioso, a multitarefa é uma realidade e a simplicidade é importante.
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