Manter sua empresa produtiva é um verdadeiro desafio no ambiente atual.
Existem muitas plataformas e soluções disponíveis, e o grande número de opções pode ser esmagador. É aqui que entramos. Neste artigo, iremos orientá-lo sobre o que são ferramentas de produtividade empresarial, como elas podem beneficiar sua empresa e quais são as certas para você.
O que são ferramentas de produtividade empresarial?
As ferramentas de produtividade empresarial fazem o que dizem: fornecem suporte administrativo, operacional ou organizacional para ajudar sua empresa a melhorar a eficiência e a produção. Você provavelmente já usa alguns: calendários, planilhas e compartilhamento de documentos, só para citar três. Mesmo ferramentas não digitais, como quadros brancos e agendas em papel, podem ser categorizadas como ferramentas de produtividade
O objetivo das ferramentas de produtividade empresarial é simplificar as operações diárias do seu negócio, executando tarefas, melhorando o desempenho do seu negócio e reduzindo custos administrativos.
Muitas ferramentas modernas de fabricação combinam muitos produtos diferentes em uma única solução. Uma ferramenta de produtividade integrada com a qual você deve estar familiarizado é o Google Workspace (embora você possa se lembrar dele como G Suite). Inclui Gmail, Agenda, Drive, Meet e Planilhas.
Muitos também estão agora a integrar parcialmente (ou a confiar fortemente) na Inteligência Artificial (IA) para melhorar o seu desempenho. Por exemplo:
Bots de bate-papo: Os chatbots podem cumprimentar seus clientes online quando eles visitam seu site, orientá-los sobre os produtos certos e responder às suas perguntas.
Gerenciamento de projetos e projetos: Organize suas tarefas e mantenha todos da sua equipe atualizados sobre as tarefas que precisam ser concluídas. Configure seu fluxo de trabalho da maneira que for mais adequada para sua empresa e verifique cada tarefa conforme você avança. Para torná-lo mais eficiente, os gerentes de projetos e projetos podem analisar dados históricos do projeto e fazer previsões.
Assistentes de reunião: Os assistentes de reuniões com IA podem automatizar o agendamento, a gravação e a transcrição de reuniões, integrados diretamente às suas plataformas existentes.
Gerenciamento de e-mail: Automatize a organização da sua caixa de entrada, classifique os e-mails importantes dos sem importância e classifique as suas mensagens.
Apresentações: Use IA para melhorar suas apresentações. Converta seu texto em recursos visuais, escolha seu próprio esquema de cores e envie sua apresentação para ficar pronta quando estiver pronto.
Padrão: Automatize muitas tarefas básicas, como gerenciar listas e escrever e-mails. Ele pode ajudá-lo a reduzir seus custos e, ao mesmo tempo, aumentar a eficiência.
Ferramentas de colaboração empresarial
Equipes de comunicação fortes e bem conectadas aumentam a produtividade em 20-25 por cento, de acordo com a McKinsey.
É por isso que você deve investir em ferramentas de colaboração empresarial. Você provavelmente as conhecerá como ferramentas de comunicação na área de Meet, Teams, Slack ou Zoom. A colaboração também vem na forma de compartilhamento de arquivos (WeTransfer, Dropbox, Google Drive); ferramentas de gerenciamento de projetos como Asana e Trello; integração de documentos; quadro branco on-line; e Google Analytics/GA4.
Lembre-se de que as melhores ferramentas de colaboração para pequenas empresas se adequam ao tamanho da sua empresa e às necessidades da sua equipe. Muitos deles se integram perfeitamente entre si, o que significa que você pode realizar muitas tarefas sem precisar alternar entre plataformas diferentes.
4 tarefas essenciais para a produtividade das pequenas empresas
Quando se trata de pequenas empresas em particular, estas quatro funções principais de produtividade são a base de uma organização eficiente e colaborativa.
Comunicação: permite a comunicação entre pessoas dentro e fora da sua organização, incluindo chat individual e em grupo, e chats dedicados a grupos ou projetos específicos.
Compartilhamento de arquivos: Incentiva a cooperação com pendência É fácil transferir documentos com clientes e outros membros da equipe.
Gerenciamento de projetos e projetos: Ele lhe dá uma visão geral de quais tarefas você tem no início e, para atribuir tarefas, definir prazos e acompanhá-las à medida que progridem do resumo até a conclusão.
Calendário: Organize sua agenda e planeje eventos pessoais e online e envie convites para pessoas internas e externas.
Como escolher ferramentas de produtividade para o seu negócio
Cada empresa enfrenta desafios específicos e avaliar quais são as suas necessidades pode ajudá-lo a escolher as ferramentas de produtividade mais adequadas às suas necessidades. Por exemplo, se gerenciar seu pipeline de vendas é um problema específico, um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) tornará sua vida profissional muito mais fácil.
Modularidade: Algumas ferramentas de produtividade funcionam em paralelo, permitindo que você escolha qual trabalho deseja usar, para que você pague apenas pelo que precisa. Pergunte a si mesmo como esses recursos o ajudam a resolver seus problemas. Você já possui recursos em outra plataforma? Você também deve verificar se as ferramentas se integram bem ao software que você já usa.
Facilidade de uso: Avalie o quão fácil é usá-la e quão fácil é para sua equipe ser treinada para usar a plataforma de produtividade de forma eficaz – a última coisa que você quer é investir em uma solução que é complexa demais para acabar prejudicando a produtividade.
Suporte ao cliente: O apoio às empresas será importante, especialmente nas fases iniciais. Encontre uma solução com diferentes opções de contato com o cliente (telefone, email, chatbot) acessíveis nos horários apropriados do dia.
Acessibilidade: O custo é importante, é claro, mas não negligencie os recursos que podem beneficiar o seu negócio. Se você é uma pequena empresa ou empresário individual, pode escolher inicialmente a versão gratuita ou freemium, permitindo ter uma ideia da adequação da ferramenta às suas necessidades antes de comprar.
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Lembre-se de testar o desempenho de qualquer ferramenta de produtividade que você experimentar antes de implementá-la em toda a empresa. Você pode fazer isso medindo o desempenho em relação às principais métricas de negócios, como redução de custos operacionais ou maior eficiência.
Foco: Google Workspace
O Google Workspace pode ser a solução que você precisa para melhorar a produtividade do seu negócio.
A maioria das empresas está familiarizada com o Google como o mecanismo de pesquisa líder mundial, portanto, soluções de espaço de trabalho como Meet, Gmail, Planilhas ou Apresentações devem caber facilmente em seu fluxo de trabalho.
À medida que você aprimora suas ferramentas de produtividade, experimente uma solução de IA como o Gemini for Workspace. Em vez de ser separado do resto do Workplace, o Gemini está integrado diretamente em tudo, incluindo Gmail, Documentos, Planilhas e outras soluções do Google. Entre suas características, Gêmeos identifica tendências e encontra oportunidades de negócios. Também pode ajudar na qualidade do produto, gerar propostas de marketing e planos de projeto, redigir e-mails personalizados para clientes e impulsionar seu recrutamento escrevendo descrições de cargos.
ChatGPT também pode ser integrado ao Workspace. Você pode usá-lo com o Gmail para economizar tempo gerando resumos por e-mail e traduzindo e-mails para 13 idiomas. Você também pode usar o recurso de 'melhoria de rascunho' para sugerir melhorias e revisar o texto em busca de linguagem discriminatória ou abusiva, ou questões morais.
Todos os planos do Google Workspace vêm com e-mail comercial e ferramentas de colaboração, incluindo Agenda, Meet, Chat, Drive, Documentos, Planilhas, Apresentações, Formulários e Sites, e uma avaliação gratuita de 14 dias.
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