Este guia passo a passo para configurar a folha de pagamento é perfeito se você é um empresário individual pela primeira vez, mas ainda deseja contratar um gerente de RH. Exploraremos o que realmente é a folha de pagamento e como ela pode ser gerenciada.
O que é folha de pagamento?
Esteja preparado – esta será uma das, senão a maior, despesa em que você incorrerá no seu negócio. A folha de pagamento é o processo de remuneração de seus funcionários pelo trabalho realizado. Não se trata apenas de salário ou vencimento, podem ser benefícios e férias.
Tem muitos significados. A folha de pagamento pode ser o departamento que gerencia os salários dos funcionários ou pode referir-se à lista de funcionários ou aos registros de remuneração de uma empresa. Também contribui para o cálculo do fluxo de caixa total do negócio em um determinado momento, informando à empresa quanto dinheiro resta.
É mais do que importante acertar o seu salário. A má gestão pode levar a problemas financeiros, de reputação e legais.
Como configurar a folha de pagamento
Primeiro, registre-se como empregador no HMRC e obtenha um login no PAYE Online.
Depois, é uma questão de escolher o seu software de folha de pagamento, manter seus registros, informar o HMRC sobre seus funcionários, registrar o pagamento (incluindo deduções) e reportá-lo ao fisco e pagar o que deve. Mais sobre tudo isso em um minuto.
Como fazer folha de pagamento
Faça isso dentro ou fora de casa. Para empresas muito pequenas, pode valer a pena você mesmo fazer sua folha de pagamento. Você só precisa se certificar de que está atualizado com as contas – mantenha os recibos digitais e impressos por pelo menos três anos a partir do final do ano fiscal a que se referem para permanecer em conformidade com o GDPR.
Mas essa é uma grande questão diante de todo o resto. Um contador pode fazer isso por você, se preferir. Isso significa que haverá menos erros em sua folha de pagamento para impedi-lo de ultrapassar os limites. Eles estarão atualizados sobre as últimas mudanças nas leis e políticas e terão seu próprio software para trabalhar.
Mesmo com esses recursos, seria sensato avaliar seu próprio software de folha de pagamento. O software pode manter documentos e registros digitais precisos, mas também pode fornecer relatórios para fornecer informações e dar acesso ao seu contador, se necessário. Um exemplo é o Sage Payroll, que permite inserir despesas com apenas alguns cliques e gerenciar a folha de pagamento de até 150 funcionários.
Com seu software de folha de pagamento, você deve registrar o salário toda vez que pagar seus funcionários – pode ser salário, vencimento ou outros tipos de salário.
Outros tipos de pagamento a incluir são:
- Subsídio de Doença Estatutário (SSP)
- Pagamento legal para pais
- Salário maternidade e paternidade
- Taxa de descoberta
- Pagamento por luto dos pais
- Renda conjunta dos pais
Observe que você também pode solicitar o subsídio parental legal. Todos precisam estar registrados, mesmo aqueles que ganham menos de £ 123 por semana.
Despesas e benefícios (por exemplo, uniformes ou carros da empresa) são pagos no final do ano fiscal.
Esteja ciente de que, mesmo se você usar um software de folha de pagamento, poderá precisar de um software separado para gerar recibos de pagamento. De qualquer forma, certifique-se de ler sobre os direitos dos funcionários – eles especificam o que deve ser escrito em seus contracheques.
Em seguida, calcule deduções como Seguro Nacional e impostos e calcule o NI dos empregadores sobre rendimentos acima de £ 242 por semana. Gere recibos de pagamento para cada trabalho. Em seguida, relate seus pagamentos e deduções ao HMRC enviando uma Declaração de Pagamento Completo (FPS).
Escolha pagar HMRC por:
- Débito Direto
- Autorize o pagamento através da sua conta bancária online
- Faça uma transferência bancária online ou por telefone
- Com um cartão de débito ou crédito empresarial on-line
- Por verificação de correio
O HMRC irá informá-lo se acharem que você atrasou o pagamento, seja on-line ou por correio. Você provavelmente já viu anúncios avisando que você pode ser multado se não pagar em dia ou integralmente.
Haverá um aviso de atraso no pagamento se você não pagar em dia, a menos que tenha um motivo válido para fazê-lo. Isso também pode afetar seus outros benefícios, como o Crédito Universal.
O HMRC encerrará seu esquema PAYE se você for um novo empregador e não reportar ou pagar o HMRC dentro de 120 dias.
Qual é o número do salário?
Este é um número exclusivo associado a cada transação. Os recibos de vencimento serão gerados a partir do número do recibo de vencimento, para que apareçam com precisão no sistema.
O número de pagamento geralmente é encontrado na parte superior do contracheque, documento p45 ou p60. antes e depois das deduções, o valor das deduções que podem mudar cada vez que você é pago (por exemplo, impostos e seguro nacional) e o número de horas trabalhadas.
Alterando datas de pagamento
Você pode mover as datas de pagamento se quiser alterar a data ou a frequência com que paga os funcionários.
Se a nova data de pagamento for nesse mês ou semana, trate o novo primeiro pagamento como um pagamento adicional para esse período. Você não precisa fazer nada específico se a nova data de pagamento for para uma semana ou semana fiscal diferente.
Se você planeja pagar seus funcionários várias vezes, entre em contato com a linha de apoio do empregador para evitar receber um aviso de atraso no arquivamento do HMRC. Esteja ciente de sua franquia do Seguro Nacional para ficar no lado seguro.
Pague os funcionários com mais frequência usando o novo período de pagamento no campo “frequência de pagamento” no seu FPS.
Se você enviar mais de um FPS por ano, o HMRC presumirá que você não deseja mais trabalhar como esquema anual e enviará uma carta para confirmar.
Ainda estou confuso sobre folha de pagamento. O que devo fazer?
Sua melhor aposta é entrar em contato com um contador para obter mais orientações. O site do governo também possui uma página sobre PAYE e pagamentos de empregadores.
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