Tradicionalmente, retornar de uma viagem significava classificar os recibos e criar um relatório manual de despesas. Geralmente era um trabalho que muitas pessoas deixavam de lado por semanas. Hoje, com um software de despesas moderno, você pode capturar recibos e enviar solicitações rapidamente em qualquer lugar, facilitando a vida dos funcionários e de sua equipe financeira.
Essas plataformas simplificam o processo de rastreamento, geração de relatórios e aprovação, garantindo que as pequenas empresas possam gerenciar os orçamentos de maneira eficaz. Os principais recursos incluem aplicativos móveis, rastreamento de despesas em tempo real e integração com sistemas de contabilidade.
Como escolher o software com custo certo
Você deve procurar estes recursos e benefícios ao escolher um software de despesas:
- Facilidade de uso: Funcionários e gestores devem achar o sistema simples e intuitivo.
- Aplicativo móvel: Útil para capturar recibos e enviar reclamações em trânsito.
- Autorização Automática: Economize tempo simplificando as aprovações operacionais.
- Para capturar um recibo digital: Reduz o risco de perda de recibos e garante a conformidade.
- Rastreamento de quilometragem: Automatiza o reembolso de milhas, economizando tempo e burocracia.
- Integração com software de contabilidade: Agiliza o fluxo de trabalho e elimina erros de entrada de dados.
Melhor software de contabilidade para pequenas empresas
DespesaIn
Simples, acessível e repleto de recursos, o ExpenseIn é uma excelente escolha para pequenas empresas. Ele oferece um aplicativo móvel para capturar recibos, rastrear quilometragem e integração perfeita com sistemas de contabilidade populares como Xero, NetSuite e QuickBooks. Seu modelo de preços centrado no cliente significa que você paga apenas pelos usuários ativos.
Principais recursos:
- Aplicativo móvel: Capture recibos, envie despesas e monitore a quilometragem sem energia.
- Processos de aprovação automatizados: Fluxos de trabalho personalizáveis para se adequar à estrutura da sua equipe.
- Relatórios em tempo real: Ele fornece informações claras sobre gastos e conformidade com a legislação tributária do Reino Unido.
- Reconciliação de cartão: Corresponde automaticamente transações com recibos.
- Adições: Aprovação de faturas de fornecedores e reembolsos de despesas com anúncios para usuários inadimplentes.
Preço: Disponível mediante solicitação. Planos de usuários variáveis ativos significam que você paga apenas por usuários antigos ou com cobranças de mudança em um determinado mês.
Caxton
Caxton oferece uma plataforma financeira completa que facilita o rastreamento de despesas com recursos como cartões corporativos para download e integração de contabilidade. Você pode gerenciar tudo por meio do aplicativo dedicado da Caxton e sincronizar com seu software de contabilidade para garantir processos de gerenciamento de despesas contínuos.
Principais recursos:
- Aplicativo móvel: Um aplicativo fácil de usar que permite que você e seus funcionários gerenciem despesas em qualquer lugar.
- Cartões de cobrança empresariais: Você pode obter quantos cartões de débito em libras esterlinas ou multimoedas precisar.
- Conecte seus outros cartões: Além dos cartões pré-pagos e físicos, você conecta qualquer cartão à plataforma Caxton para registrar suas despesas comerciais em um só lugar.
- Escrituração Integrada: Sincronize com software de contabilidade para acompanhar.
- Relatórios de despesas automatizados: Reduza o tempo administrativo e os erros permitindo que os funcionários capturem e carreguem recibos de reconciliação no ponto de compra.
Preço: Disponível mediante solicitação
Spendesk
A Spendesk oferece uma solução abrangente de gerenciamento de caixa projetada para pequenas e médias empresas. Sua plataforma flexível inclui rastreamento de despesas, gerenciamento de faturas e orçamento, com níveis de preços escalonáveis para atender às necessidades crescentes.
Principais recursos:
- Cartões e Carteiras: Emitir cartões de débito físicos e virtuais aos funcionários.
- Gestão de Custos: Os funcionários podem lançar despesas, pagar faturas e acompanhar gastos em um só lugar.
- Reconhecimento do desempenho no trabalho: Políticas de autorização personalizáveis para melhor controle.
- Integração com Sistemas Contábeis: Sincronize com Xero, QuickBooks e muito mais.
- Seguindo o orçamento: Defina orçamentos para equipes e monitore os gastos em tempo real.
Preço: Os planos em níveis incluem Starter, Essentials e Scale, com recursos como coleta automática de recibos e relatórios avançados disponíveis em níveis superiores.
Airwallex
Airwallex se destaca por seu alcance global e recursos baseados em IA. É uma ótima opção para pequenas empresas que desejam gerenciar várias contas e obter visibilidade dos gastos em tempo real, com um único painel de todas as despesas que você pode filtrar e pesquisar facilmente.
Principais recursos:
- Visibilidade de custos em tempo real: Acompanhe as despesas de sua equipe.
- Entrada de dados alimentada por IA: Reduz a entrada manual e melhora a precisão.
- Gerenciamento de despesas de viagem: Envie despesas e autorizações rapidamente através do aplicativo.
- Fluxo de trabalho de autorização multinível: Ele permite que você defina as condições de envio de cobranças e aprove rapidamente as cobranças recebidas em seu celular
- Mais suporte financeiro: Guarde e transfira fundos em todo o mundo com facilidade. Reembolsar os funcionários com o dinheiro em suas contas bancárias locais.
Preço: O plano mais básico custa £ 0/£ 19 por mês, livre de impostos, disponível desde que você deposite ou economize um mínimo de £ 10 mil em sua conta todos os meses.
Musgo
Moss é uma solução completa de gerenciamento de despesas, ideal para pequenas empresas que desejam automatizar processos e gerenciar orçamentos com eficácia. Ele oferece um forte foco na consolidação financeira e poderoso rastreamento de recebimentos de OCR.
Principais recursos:
- Cartões: Emita cartões de visita ilimitados e realistas.
- Captura de recibo OCR: Ele automatiza o processamento de recibos e a entrada de dados.
- Permissões avançadas: Personalize o fluxo de trabalho de aprovação de acordo com seu layout.
- Integração: Sincronize com sistemas Xero, QuickBooks e ERP como SAP.
- Detalhes do painel: Dados em tempo real sobre tendências e orçamentos monetários.
Preço: Disponível mediante solicitação. Depende dos módulos, complementos e número de usuários.
Civica (anteriormente MyExpenses)
O Civica oferece recursos avançados como rastreamento de quilometragem por GPS e monitoramento de emissões de carbono, tornando-o ideal para empresas com equipes de campo ou com foco na sustentabilidade. Também inclui os principais softwares bancários e de contabilidade para facilidade de uso.
Principais recursos:
- Aplicativo móvel: Capture recibos, registre despesas e monitore a quilometragem em qualquer lugar.
- Política de Conformidade: Regras integradas garantem a conformidade com as políticas da empresa.
- Recursos de sustentabilidade: Rastreie as emissões de carbono das viagens dos funcionários.
- Dados e detalhes: Obtenha uma visão abrangente de todos os seus dados, com mais de 100 relatórios que podem ajudá-lo a descobrir tendências e insights importantes sobre seus custos.
- Segurança Forte: Os sistemas avançados de segurança da Civica garantem que seus dados estejam protegidos contra malfeitores.
Preço: Disponível mediante solicitação.
SAP concorda
SAP Concur é uma solução sólida para pequenas empresas ou com necessidades complexas. Seu poderoso pacote inclui Concur Expenses, Travel e Invoicing, integrando perfeitamente o gerenciamento de despesas de ponta a ponta.
Principais recursos:
- Gestão de Custos: Ele automatiza e agiliza o rastreamento de custos desde a captura até a aprovação.
- Gestão de Turismo: Reserve voos, hotéis e muito mais usando políticas corporativas.
- Fatura automática: A tecnologia OCR captura e processa faturas com eficiência.
- Integração Completa: Conecte-se com ERP, sistemas de contabilidade e parceiros de viagens.
- Estatísticas: Painéis de dados inteligentes oferecem uma visão geral completa dos seus dados
Preço: Baseado em transações e personalizado de acordo com as necessidades do negócio.
Rydoo
Rydoo é uma plataforma de gerenciamento de despesas com tecnologia de IA projetada para simplificar o processo de despesas para empresas de todos os tamanhos. Com ferramentas avançadas de automação e controle de gastos em tempo real, Rydoo oferece uma solução eficaz para gerenciamento de despesas da empresa.
Principais recursos:
- Monitoramento de custos com tecnologia de IA: Auditoria Inteligente detecta e sinaliza automaticamente reclamações não conformes ou suspeitas, simplificando a conformidade e reduzindo a supervisão manual.
- Digitalização fácil de recibos: Envie despesas em 10 segundos com detalhes do recibo preenchidos automaticamente, como fornecedor, preço, IVA e moeda.
- Permissões rápidas: Os recursos de aprovação em tempo real permitem que os gerentes revisem e implementem políticas de custos em qualquer lugar.
- Reconciliação Automática: Reconcilie despesas com compras com cartão de crédito ou elimine totalmente a reconciliação com os cartões de despesas Rydoo.
- Integração perfeita: Conecte-se a mais de 35 plataformas, incluindo Microsoft Dynamics 365, SAP, Slack e TravelPerk, para um fluxo de trabalho sincronizado.
Preço: 8 euros por usuário por mês (cobrado anualmente) para o plano Essentials voltado para empresas em crescimento. 10€ por utilizador por mês para o plano Pro, destinado a empresas em expansão. Preços personalizados para grandes clientes e empresas.
Ao escolher o software de cálculo de custos certo, as pequenas empresas do Reino Unido podem economizar tempo, reduzir erros e focar mais no crescimento. Se você precisa de uma simples captura de recibos ou de uma solução completa de gerenciamento de orçamento e viagens, existe uma plataforma projetada para suas necessidades.
